Los sistemas de gestión documental se han posicionado como uno de los recursos clave dentro del ámbito corporativo. Un fenómeno que responde a las prestaciones de la era digital y que ya ha llegado al sector de las empresas de drones.
Y es que dado el enorme volumen de datos que acumula una compañía de este tipo, es prioritario encontrar sistemas de almacenamiento que nos ayuden con su tratamiento y gestión.
La empresa que implementa un software de gestión documental adquiere un riguroso control sobre la información de su negocio.
Con ello, la organización y la eficiencia se convierten en los atributos principales sobre los que opera la compañía contratante, incrementando radicalmente la productividad empresarial.
A continuación veremos cuáles son los beneficios de estos programas de gestión documental, para qué sirven y qué documentos puede almacenar una empresa de drones en ellos.
Utilizar un software de gestión documental en una empresa de drones garantiza el máximo control sobre toda la información de vuelos, proyectos, clientes, contabilidad, finanzas, así como cualquier otra.
¿Qué es la gestión documental?
Antes de enumerar los motivos por los que contratar este tipo de servicios es esencial hoy en día, cabe preguntarse en qué consiste exactamente un software de gestión documental.
Los sistemas de gestión documental, DMS según las siglas en inglés de Document Management System, son programas creados para almacenar, controlar y administrar toda la información de una empresa.
Con ellos, la compañía puede organizar todos los documentos de los que dispone en una misma plataforma digital, otorgando a los integrantes del negocio un acceso sencillo a la información corporativa.
La organización es un punto esencial en todo modelo de negocio, puesto que de ella depende el rendimiento y la productividad de la empresa: conceptos que gozan de su máxima excelencia en el panorama virtual, haciendo que el papel vaya quedando obsoleto.
En aras de que el flujo de trabajo se acelere, el programa escogido para la gestión documental de la empresa debe responder a determinados estándares de calidad y contar con ciertas características en particular.
¿Para qué sirve un software de gestión documental?
El alto volumen de datos que tiene cualquier empresa de drones requiere de una organización de primer nivel. Y, en consecuencia, resulta necesario analizar las principales ventajas de un programa de gestión documental.
Así pues, entre los beneficios más destacados obtenidos al implementar las mejores herramientas de gestión documental del mercado, encontramos los siguientes:
- Digitalización de documentos. Ya que el formato en papel está quedando en segundo plano, resulta crucial proceder con una digitalización documental. Los DMS agilizan este procedimiento de escaneo para que todos los ficheros tengan una versión digital.
- Todo en una ubicación central. Una vez se han digitalizado los documentos, estos pasan a una localización central. A ella puede acceder todo aquel al que se le concede un permiso.
- Optimización del flujo de trabajo. Al automatizar los procesos laborales, el software de gestión documental otorga un control absoluto al empresario sobre los flujos de trabajo. Una prestación que le permite optimizar tiempos, gestionar tareas e incrementar la eficiencia.
- Documentos compartidos. Los documentos digitalizados, además de estar en un mismo lugar, se pueden compartir con personas internas de la empresa o con externas. Una accesibilidad a la información sin precedentes.
- Colaboración de trabajo. En caso de que sean los empleados los que acceden a estos documentos, podrán trabajar en ellos de manera colaborativa; diciendo así adiós a los interminables intercambios de mails.
- Seguridad de los datos. Las constantes copias de seguridad de un DMS garantizan que la información almacenada nunca se pierde, disponiendo incluso de un sistema de recuperación si se da algún error.
- Control de las versiones. Trabajar sobre versiones antiguas de un mismo fichero es un problema común en decenas de negocios. Sin embargo, con un DMS se adquiere un mayor control de la versión en la que se encuentra el documento, evitando así pérdidas de tiempo innecesarias.
¿Qué documentos debe gestionar una empresa de drones?
Las empresas de drones ofrecen servicios con una demanda en auge dentro de innumerables sectores; razón por la que las compañías de este ámbito cada vez acumulan más información corporativa.
Sabiendo esto, es necesario conocer los principales documentos que van a gestionar estos softwares, llevando todas las ventajas digitales del servicio al seno del sector de las aeronaves.
- Portfolio. Se trata del documento en el cual se establecen las características del negocio, su público objetivo, otros trabajos realizados, la resolución de dudas comunes y los datos de contacto. Un documento, por lo general, dirigido a los clientes.
- Contratos. Para prestar cualquier tipo de servicio es preciso firmar un contrato legal. En él se deberán reflejar los datos de ambas partes, el tipo de servicio, la forma de pago, los términos y condiciones, las recomendaciones y las limitaciones.
- Certificado LUC. Este certificado emitido por la AESA avala que el propietario está capacitado para evaluar los riesgos por cuenta propia. Y, de esta forma, evitar tener que solicitar muchas otras acreditaciones asociadas a la actividad.
- Licencia oficial de piloto de drones. La AESA también emite este certificado para todos los propietarios de drones. Se trata de un documento básico que se obtiene tras la realización de un curso oficial. Conviene salvaguardar esta documentación.
- Certificado de conocimientos. En caso de que el dron supere los 250 gr, será necesario obtener el certificado de conocimiento. Otro de los documentos clave que gestionan estos sistemas digitales.
- Seguro de responsabilidad civil. Si bien es cierto que hay muchas dudas en torno a este servicio, contratarlo resulta obligatorio en la gran mayoría de los casos. Y si se tiene, lo ideal es añadirlo al sistema.
- Registro en AESA. Tanto el usuario del dron como el propio dron, si pesa más de 250 g, debe estar registrado en la AESA. Por lo tanto, la documentación derivada deberá salvaguardarse de forma correcta.
- Autorización AESA. Si el vuelo es de categoría específica o certificada, se ha de obtener una autorización por parte de la AESA. Y, en aras de no perder este documento, el programa de gestión documental lo almacena en su plataforma digital.
- Otra documentación de seguimiento. Por ejemplo: manuales de operaciones, perfiles de vuelo de prueba, estudios de seguridad, interferencias ilícitas o los libros de registros de vuelos. Son también documentos clave en los DMS.
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