Tener bajo control todo lo que va a suponer el desarrollo de un proyecto es esencial. Un imperativo que no es ajeno a las operadoras de drones.
Para ello, es necesario implicarse al máximo en cada una de las materias que van a repercutir en su viabilidad.
De lo contrario, los sobrecostes y los atrasos irán calando en la rentabilidad de la empresa. Lo cual es directamente contrario al éxito corporativo.
En esta ocasión te quiero hablar del alcance de un proyecto. De cómo medirlo y de qué hacer si hay cambios en el proceso.
¡No dejes que estas modificaciones afecten a tu operadora!
El alcance de un proyecto se refiere al conjunto de objetivos, entregables y actividades específicas que se deben realizar para completar exitosamente el proyecto.
Qué es el alcance de un proyecto
Si te preguntas qué es el alcance de un proyecto, se puede resumir en que se trata del conjunto de elementos que entran en juego a la hora de desarrollar un trabajo.
Teóricamente, el alcance es un simple párrafo que determina los objetivos que se persiguen.
Ahora bien, en la práctica se va mucho más allá. Es una definición exacta de todo cuanto se debe tener presente durante dicho proyecto.
Estos son algunos de los conceptos que se deben definir:
- Necesidades del cliente. Es importante definir las necesidades de tus clientes. De este modo, podrás analizar qué trabajo vas a realizar para darles la respuesta perfecta. Un trabajo que, además, deberías dividir en varias fases.
- Contexto del proyecto. Ten presente cuándo y cómo se va a realizar el proyecto. Incluye en este punto la capacidad de tu operadora y los recursos que se van a emplear.
- Definición de los riesgos. Si no tienes en cuenta los riesgos, no estarás preparado para cuando llegue lo peor. Estudia los peligros que vas a asumir y evitarás complicaciones en el proceso.
- Márgenes de tiempo. Fija plazos tanto para la entrega final del proyecto como para cada una de las fases que hayas realizado en el desarrollo del trabajo a realizar.
Ejemplo del alcance de un proyecto
Para que lo veas todo más claro, te dejo un ejemplo del alcance de un proyecto aplicado a las operadoras de drones.
Como bien sabrás, este sector es realmente amplio. Por lo que utiliza esta representación para aplicarla a cualquier tipo de trabajo que pidan a tu empresa.
En este sentido, quiero hablar de un trabajo de fotografía para una boda.
Así pues, el alcance del proyecto podría quedar así: “tomar las fotos de boda desde el aire en tiempo y forma”.
No obstante, en la definición práctica deberías seguir esta guía:
Identificar la zona de vuelo – Conocer los momentos clave del evento – Solicitud de los permisos competentes – Movilización al lugar de trabajo – Toma de fotografías – Edición de las imágenes y entrega final.
Estudiando todos estos puntos clave, tendrás un alcance del proyecto claro y conciso.
¿Qué implica que haya cambios en el alcance de un proyecto
No importa lo mucho que te prepares. Que haya algún cambio de alcance de un proyecto no es nada extraño. Menos todavía en la industria de las operadoras.
Sin embargo, a priori no importa tanto la modificación en sí como tu capacidad de respuesta.
Aunque para evidenciar lo básico que es saber cómo lidiar con estas situaciones, te dejo una lista con algunos de los efectos de dichos cambios:
- Aumento de los costes. Todo cuanto cambie el presupuesto fijado, puede aumentar el volumen de gastos que toca asumir. Un problema que puede hacer insostenible la rentabilidad del proyecto.
- Retrasos en los tiempos de entrega. Nada molesta más a un cliente que esperar y esperar a que le entregues el trabajo. Esto afectará tu imagen de marca y provocará un descontento en quienes pusieron su confianza en ti.
- Problemas con los empleados. Si estás continuamente cambiando el alcance del proyecto, tus empleados no tardarán en perderse y cometer errores. De hecho, se genera un ambiente de estrés y confusión que repercute negativamente en toda la operadora.
- Pérdida de calidad. La improvisación, salvo en contadas excepciones, no es buena. Mejor tener todo bien atado y no dar pie al azar. Si no es así, lo más común es que el proyecto pierda buena parte de su calidad.
4 consejos para lidiar con este tipo de incidentes
Con todo esto, es evidente que evitar los cambios en el alcance de un proyecto es fundamental.
No obstante, nada de lo anterior tiene por qué suceder si sabes cómo lidiar correctamente con estas situaciones.
Adaptarse o morir: ¡no hay más!
En consecuencia, quiero dejarte algunos consejos que te servirán para actuar de manera eficiente ante las modificaciones.
Síguelos y la estabilidad del proyecto y, por extensión, de la operadora no se pondrá en juego.
Llevar un seguimiento de los cambios
Más que empeñarse en que no haya cambios, lo mejor es mantenerlos bajo control.
Lo más apropiado es desarrollar un sistema de control de las modificaciones en el proyecto. De este modo, tendrás claro en todo momento en qué punto se encuentra la empresa.
Asimismo, define los protocolos que se deben seguir. Es decir, quién puede solicitar el cambio, cómo se debe evaluar, a quién le corresponde la decisión final y cómo se lleva a cabo la alteración en cuestión.
Mantener una comunicación clara y eficaz
Comunicarse de forma fluida con todos los implicados en el proyecto es fundamental.
Esto engloba tanto a los clientes como a los empleados de la operadora. Deja claro qué se cambia para que todo el mundo reme en la misma dirección.
Una comunicación clara y eficaz evitará errores en el desarrollo de la labor.
Fijar límites y ceñirse a ellos
No cedas a cualquier cambio. Hay algunos que pueden dañar más de la cuenta a tu operadora.
Desde un principio debes fijar límites concisos para el alcance del proyecto. De este modo, cuando algo se modifique, sabrás si la viabilidad sigue estando sobre la mesa.
Si se sale de los límites, no aceptes el cambio o, en su defecto, reformula el proyecto en su conjunto.
Reevaluar el proyecto
La evaluación de proyectos es esencial en las operadoras de drones. No obstante, si hay cambios en el alcance, lo mejor es empezar desde cero.
Reevalúa el trabajo que se te está pidiendo. Incluyendo las nuevas condiciones financieras y los riesgos.
Así estarás siempre al día para que nada escape a los márgenes económicos.
Mejora la gestión de proyectos en tu operadora de drones
Ahora que ya se ha establecido cómo lidiar con los cambios en el alcance de un proyecto, déjame que te hable de cómo optimizar su gestión.
La tecnología es capaz de otorgarte el máximo control sobre el desarrollo de cualquier trabajo. Una realidad que se evidencia con los ERP.
Este es el caso de DROARA: un software creado para dar respuesta a las necesidades cotidianas de las operadoras de drones.
Puedes alojar todos los datos asociados al alcance del proyecto en un sistema en la nube. Lo cual te permite acceder a dicha información estés donde estés.
Asimismo, optimizarás la comunicación interna y externa de la empresa.
Si quieres saber más sobre DROARA, escríbeme. Me encargaré de implementar este programa en la operadora y de enseñarte a sacarle todo el partido posible.
